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一个驱动器和团队-更好的结合

“微软加入了,男人不能分裂。”

在过去的几个月中,我一直在交付许多 Office 365基础知识研讨会 跨不同类型和规模的组织。

如您所料,主要问题之一是用户如何在 Office 365 曾经记住个人和网络文件夹的时间。克服这些麻烦,用户采用率将大大提高,那么我们如何实现这一目标呢?

拿你的 一个驱动器队伍 使用权,您可能是您组织的Indiana Jones ...

个人文件夹-当前状态

我们大多数人都会在网络系统上有一个包含用户个人文件夹的驱动器。这些文件安全且易于通过Windows File Explorer浏览。由于它是如此简单易用且易于管理,因此用户可能不愿意更改。必须有一个令人信服的理由进行改变。

Office 365中的个人文件夹–最佳做法

进入OneDrive for Business,通过以下方式发挥协作力量:

  • 每个用户1TB的存储空间
  • 浏览器和桌面访问
  • 组织内部和外部的安全文件共享
  • 适用于Android™,iOS和Windows的移动应用
  • 的SharePoint 文档库同步
  • 易于使用的工具,可在OneDrive和Teams / 的SharePoint之间移动文档
  • 通过团队访问OneDrive
  • 文档版本控制
  • 离线访问
  • 通过传统的Windows File Explorer访问

那么,该日常工作如何?

  1. 用户具有足够的存储容量,如果硬件发生故障或丢失,我们不必担心备份,磁带驱动器容量和数据丢失。
  2. 鼓励用户将其相关的SharePoint文档库同步到OneDrive,以通过OneDrive桌面体验使日常文件管理变得简单而一致。
  3. 当用户希望与特定人员共享文档以进行审阅,评论等时,鼓励使用OneDrive共享功能-不再需要电子邮件附件!
  4. 默认情况下,文档版本控制–告别“文件另存为”或不符合规范的创伤。

(将文档从OneDrive移动到团队)

那么,为什么正确设置OneDrive如此重要?

在电子邮件之外(老实说,迁移到Office 365后电子邮件体验的变化通常可以忽略不计),OneDrive是用户首次涉足Office 365领域。这种新的世界体验将对Office 365的整体采用产生巨大影响,因此,我们需要给予OneDrive首次使用应有的尊重。这不仅是“云中的文件夹”,而且对于您整个Office 365的采用至关重要。

想一想产品的名称和历史上著名的报价。

“ 一个驱动器旨在存储一个人的文档,但是偶尔有人可能想要与自己的同事或合作伙伴安全地共享一个文件,并且可以确保自己的数据是安全的。这是OneDrive” - 托尼·休斯(Tony Hughes),2017/2018年很多次

 

(OneDrive共享)

部门/项目/职能文件夹–当前状态

我们都知道这里有什么疯子。文件夹混乱,文档重复,由20人组成的IT团队难以管理的权限,投影出其中一半文件夹没有内容的文件夹结构,有限的搜索功能以及连续归档以维护磁盘空间。

Office 365最佳实践中的Department / project / function文件夹

我以前曾在博客上介绍过Microsoft 队伍, 在发布之前涵盖其整体功能,并使用实际情况来说明 为什么可以代替团队电子邮件。但是,在此博客中,我将集中讨论Teams如何管理文档,其与OneDrive的兼容性以及它在组织中的位置。

首先,有几件事要注意:

  1. 没有隐藏在团队中。如果您是团队的一员,您可以看到一切并提供/编辑任何内容,包括的文档(但是使用PowerShell magic,您可以在Teams 的SharePoint网站集上进行更改-但这与采用该功能的Office 365原则背道而驰;不要请不要尝试改变开箱即用的方式)。如果您需要团队中的机密/受限用户访问区域,请创建一个单独的团队或将这些文档存储在OneDrive中并共享给相关用户。
  2. 从理论上讲,一个团队最多可以存储25Tb的文档和数据。
  3. 团队文档在SharePoint中管理。

在Microsoft 队伍中创建团队时,将创建多个Office 365组件–其中一个是SharePoint网站集,其中一个网站与该团队相关联并共享相同的权限和用户。

该站点包含一个名为“ documents”的文档库;这与团队中的“渠道”功能相关联,每次在团队中创建渠道(实际上是子团队)时,都会在文档库的根目录中创建一个关联的文件夹。通道中的“文件”功能只是一个从Teams到SharePoint中文件夹的窗口。这使用户可以选择从Teams或SharePoint界面管理/编辑其文档。

那么,该OneDrive和Teams功能如何为用户推出呢?

  1. 如果您要创建新文档,并且觉得它们的开发不足以与您的广泛团队共享,请将文档保存到OneDrive。如果您想接收一部分团队成员的输入,请使用OneDrive共享。
  2. 当您想与整个团队共享文档时,可以使用“团队”左侧菜单选项中的“文件”选项轻松地在OneDrive和Teams / 的SharePoint之间移动文件。
  3. 如果要与不是团队成员的用户共享团队中存储的文档,可以通过使用Teams 的SharePoint文档库中的标准SharePoint共享功能来实现。

遵循这些基本原则将为您的文档管理流程带来一致性,简化权限设置和正在进行的管理。 Office 365中提供了所有工具。

(SharePoint共享)