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5条数字技术提示可帮助提高生产力并降低业务成本

您是否经常发现自己坐在一场会议上,想着自己可能要完成的基本任务呢?

或者,也许您已经安排在背对背的会议中,没有时间进行重要的准备,或者您忘记了随后需要写的后续行动?

相信我,您不会是第一个这样做的人,当然您也不会是最后一个这样做的人。实际上,这种情况比您最初预期的要普遍得多。

英国微软数字讲故事的人莎拉·蒂尔尼(Sarah Tierney)引用一份报告指出:“员工平均每月要召开60次会议,而经理们则认为他们浪费了30%的时间在会议上” –每月损失的时间实在惊人基础。

无论我们是否喜欢,会议对于企业都是不可或缺的,那么如何减少会议花费的时间以提高生产力甚至降低成本?

在TSG,我们提供了5个顶级数字技术提示,可帮助您重新考虑组织会议以节省时间,进而降低成本。

1.介绍在线会议

Skype for Business是我们在TSG中使用的众多工具之一,在与TSG团队联系时,这是我的首选。只需单击一个按钮,您就可以使用所选设备(位于办公桌上,火车上)与位于所有业务地点的同事一起参加在线会议。这不仅节省了通常往返于指定会议地点的时间,还节省了旅行和住宿费用!

的功能 Skype for Business现在已经集成到Microsoft Teams中,这意味着您可以在此协作中心中执行所有这些功能-有关以下Microsoft团队的更多信息。

2.分享您的屏幕

您是否发现自己需要展示自己的作品以推进一项任务?

这些技术通过“共享您的桌面”功能使同事之间的协作变得简单。

只需与您选择的同事开始在线会议,然后单击“共享您的桌面”选项即可。然后,您可以选择您选择的显示器(如果有多个),并且可以轻松地共享桌面,浏览文档,显示文件位置或随心所欲询问设计问题,而无需离开办公桌。 

3.建立一支微软团队

我们的第三个技巧是在您开会之前进行合作和准备。一个 AAMC报告 指出要遵循9种实践以支持生产团队的进步。但是,在TSG,我们只知道该工作的程序! 

Microsoft Teams是一个出色的数字程序,它将帮助您改善会议前的沟通。

这个现代会议计划可以像您创建的一样简单或复杂,但让我们介绍一下基础知识。 Microsoft Teams是一个数字仪表板,可以满足您的数字通信需求,无论是在线对话供稿,文件共享还是视频会议(我们将在技巧4中介绍视频会议)。 

Microsoft Teams为您提供了一个在线文件共享论坛,非常适合共享那些对于有效召开会议至关重要的会前文档。

只需创建一个团队并邀请您希望与之合作的选定同事即可;完成此操作后,您现在就可以开始对话,共享文件并做好准备,直到您心满意足为止。

如前所述,Skype for Business将很快成为Microsoft团队,这意味着您将能够在一个地方进行会议准备和会议本身。 Microsoft Teams可作为Office 365的一部分免费使用,我们发现它是目前最好的协作工具之一。

4.整合视频

历史上,会议是在专用会议室中面对面进行的,这要求同事根据所选位置乘汽车,火车甚至乘飞机旅行。

值得庆幸的是,随着数字技术的创新性以及具有无休止会议功能的新设备的推出,这已很快成为过去。 

现在可以只用两件事来设置现代会议,即网络摄像头和头戴式耳机–听起来有些基本,事实是。

Microsoft Teams的会议功能使您无论选择在哪里工作都可以与所选的同事进行面对面的交谈。在TSG,这里有许多家庭作业人员,因此必须进行沟通以完成日常任务,同时在办公室外也要有社区感。您可以阅读有关我们如何应对灵活的工作方式的更多信息 家庭周工作和灵活工作的演变 博客。

Microsoft Teams的最新功能之一包括“启用模糊背景”功能,该功能对于我们的家庭作业人员非常方便,他们可能有一个胭脂孩子在后台跑来跑去,或者没有机会消除杂物。即席会议!

为什么不观看Microsoft最近在Microsoft Teams中引入的模糊背景介绍,以了解在没有背景模糊的情况下开会期间可能出什么问题。相信我,这是值得一看的!

因此,通过新的视频通信方法来实现文件共享选项和在线协作,您一定可以减少在会议上做白日梦做梦或回答电子邮件和即时消息所花的时间,而不仅仅是相信我…

5.分析您的时间。
使用我们的最终数字技术提示,您可以进一步记录下来,利用数字通信平台可以节省多少时间。

微软最近推出了Workplace Analytics,其目的是帮助您了解自己的生产力,并帮助业务领导者进行较大的更改以提高生产力。 

这种创新的解决方案可以跟踪您自己的个人时间和更广泛的团队的会议时间,甚至可以详细说明您在待办事项列表上花费的时间。

我的同事兼首席博客编辑娜塔莎(Natasha)在最近的工作中详细谈到了Workplace Analytics 使用生产力工具了解自己的生产力 博客。

因此,您已经拥有了它,我希望您可以利用我们的主要技巧来实现生殖和经济高效的工作方式!