基于Office 365进行教育慈善的SharePoint

TSG 部署了基于 Office 365 拓展信托的平台

顾客

Outbound Bound Trust是一家教育慈善机构,是英国领先的助学金户外学习机构。 

该慈善机构的总部设在彭里斯(Penrith),在苏格兰,坎布里亚郡和威尔士设有中心。从根本上说,教育慈善机构在冒险的荒野中培养年轻人的社交和情感技能。在 在具有挑战性的支持性环境中,他们将学习关键的生活技能,例如韧性,个人责任感和独立性,这将帮助他们一生受益,无论是在教育还是工作中。

该信托基金依靠其主要捐助者网络的慷慨和支持,使贫困的年轻人能够获得这些改变生活的经验。

“在与TSG接触的最初阶段,我们对他们的项目方法以及他们提供的在SharePoint中展示其知识和技能的参考资料印象深刻”

客户目标

为了申请并满足ISO 9001的文件管理要求,信托公司在发现 的SharePoint 能够最好地满足他们的需求,并为The Trust提供一个可靠的平台,以便将来进行进一步开发以支持各种部门/职能要求。

该基金会对TSG的服务有事先了解。业务支持主管Faye Cowley补充说:“对于我们而言,确定可以有效将SharePoint与我们的业务需求相关联的业务合作伙伴非常重要。在处理TSG的最初阶段,我们对他们对项目的态度以及他们提供的在SharePoint中展示其知识和技能的参考资料印象深刻。”

在详细讨论了项目并运行了SharePoint兼容性和版本控制功能的全面演示之后, 技术支持小组专家有明确的目标,以确保项目范围界定文件涵盖所有基本要素,包括:

文件管理
可以通过SharePoint维护和发布ISO 9001认证所需的所有文档,从而实现严格的版本控制。

过程自动化
用于自动化批准,审查和发布文档的工作流。支持信任中的功能的SharePoint列表和工作流,例如改进日志,投诉日志和不合格日志。

导航,搜索和界面
产生一个逻辑,熟悉和易于理解的界面。使用户能够轻松导航系统并查找特定于其角色和职责的文档。

TSG 解决方案

TSG 为The Trust的ISO 9001项目推荐了SharePoint Enterprise 2013解决方案,该解决方案基于 Office 365 平台。

Microsoft 的SharePoint 是一种灵活而强大的解决方案,具有出色的集成功能,使The Trust中的每个人都能更好地协作,并轻松地跨部门共享信息。

本质上 的SharePoint 该网站将帮助信托基金 管理所有文件 被视为“受控文件”的文件。文档库的使用将按文档类型,活动和部门来管理文档的拆分,并通过使用权限(为特定用户创建了与他们业务特定领域相对应的访问权限)来增加安全措施。

讨论基本规范Faye表示,SharePoint所需要的信任,“我们的主要方面是获得整个组织中文档的版本控制,以帮助获得我们的ISO认证。在演示中,TSG的专家向我们展示了SharePoint的全面功能及其为组织带来的价值。” 

TSG 为  的SharePoint 使Trust可以控制部门之间对文档的审阅,并具有批准,修改和自动化的功能。

的SharePoint 工作流系统的开发使业务文档的创建和维护变得更容易维护。

除部门文档外,The Trust还需要SharePoint网站上的中央区域来存储各种日志,例如改进,投诉和不符合项。

为了加强这种结构,TSG团队在SharePoint网站的集中区域内创建了工作流。自动化系统无缝地工作,以帮助The Trust在提交日志时通知相关用户;从而创建工作流程。由于The Trust的SharePoint网站上存储的文档量很大,因此可以使用标准搜索功能来快速查找文档和数据。

的SharePoint 对扩展信任的好处

自从SharePoint实施以来,The Trust已获得ISO 9001认证,享有许多好处,包括:

  • 符合ISO 9001-SharePoint实施符合ISO 9001的所有文档管理要求。
  • 数据集中化-所有受控文档现在都存储在一个安全的位置。
  • 正式流程-文档管理流程在SharePoint中遵循相同的一致路径。
  • 授权-用户现在可以轻松找到文档。
  • 审核和问责制-记录并跟踪所有数据,以便可以监视所有更改以确保遵循程序。
  • 警报和通知-需要流程参与时,系统会自动通知用户。
  • 随时访问–用户可以通过以下方式几乎随时随地登录SharePoint: Office 365

“引入文档控制系统是一项了不起的成就,并且对The Trust成为符合ISO 9001的标准起到了重要作用。”

Faye继续说道:“ 的SharePoint 不仅提供了文档控制功能,还开辟了各种未来的潜在用途,因此我们渴望获得TSG的帮助以释放其全部潜力。”

当被问及组织在整个项目中从TSG获得的服务时,Faye回答说:“我们在TSG工作的总体团队非常出色。自从实施以来,他们对系统的了解在整个项目过程中以及他们的支持中都得到了真正的体现。我们一开始遇到的几个问题很快就解决了。”

TSG 的未来和对外信任

该基金会已经与TSG进行了未来项目的合作,这些项​​目将扩展他们的SharePoint平台。

Faye总结说:“亲眼看到使用SharePoint的结果,我们已经在考虑进一步扩展SharePoint功能,以使我们的一些纸质流程自动化。我相信,随着我们作为组织的发展,我们将一直在寻求对当前系统的调整,我们将向TSG寻求建议。”